vrijdag 15 oktober 2010

Optimaal Digitaal

Gisteren was Inge Schoups, stadsarchivaris van Antwerpen, op uitnodiging van LOPAI en WGA bij ons in het provinciehuis. Aan een klein gehoor gaf zij uitleg over de "verhuis" van de Antwerpse gemeentelijke back-office van 41 locaties naar één centraal gebouw, Den Bell (en foto hiernaast). Het stadsarchief kreeg de opdracht om de drie principes die bij de herhuisvesting gehanteerd werden (flexibel werken, informatie delen, digitaal werken) te realiseren en richtte daartoe de projectgroep Document@Stad op. De projectgroep, die bestond uit 15 mensen, kreeg de volgende vijf doelstellingen te verwezenlijken:
  1. Digitaal werken: unieke, volledige dossiers in centrale digitale klassementen
  2. Digitalisering
  3. Opruimen van klassementen op de werkvloer
  4. Leegmaken van archiefruimten
  5. Semi-dynamisch archief in Den Bell
Ik wil hier enkel een paar 'hoogtepunten' aanstippen, als je er alles over wil lezen dan is het rapport Optimaal Digitaal: technisch rapport over efficiënt informatiebeheer (pdf, 15473k) zeer de moeite waard.

Wat waren de meest opvallende punten uit de presentatie?
Allereerst dat Antwerpen het digitaal archief volledig organiseert in de "Windows Verkenner." Er is een centrale, alle afdelingen omvattende mappenstructuur gemaakt, waarin ambtenaren zelf de relevante documenten opslaan. Er wordt dus geen gebruik gemaakt van een dms-applicatie.
Ik herhaal:
ER WORDT DUS GEEN GEBRUIK GEMAAKT VAN EEN DMS-APPLICATIE!
Dit heeft onder andere tot gevolg dat individuele documenten niet geregistreerd worden.
Ik herhaal:
INDIVIDUELE DOCUMENTEN WORDEN NIET GEREGISTREERD!
Alle aandacht wordt gericht op het dossier, dat dus gevormd wordt door een 'mapje'. Zodra een ambtenaar zo'n digitaal dossier afsluit, wordt het overgebracht naar het digitaal depot, waarna het dus door het Stadsarchief beheerd wordt.

Zo veel mogelijk afgesloten analoge dossiers zijn voor de verhuizing al overgebracht naar het Stadsarchief. Hier zitten ook dossiers bij die bijvoorbeeld pas 3 jaar geleden zijn afgesloten. Als een ambtenaar zo'n afgesloten dossier nodig heeft, dan wordt dat binnen een dag door het Stadsarchief gescand. De reproducties worden in het digitaal depot opgenomen en het papieren dossier gaat terug naar de archiefbewaarplaats (en komt daar ook niet meer uit). De ambtenaar krijgt via e-mail een link naar het betreffende digitale dossier. Mocht die ambtenaar besluiten deze reproducties ook nog een keer op te nemen in zijn eigen mappenstructuur, dan is dat geen enkel probleem. Bij de overbrenging naar het digitaal depot worden de reproducties er automatisch weer uitgefilterd.

In principe zijn alle dossiers (oud of jong, analoog of digitaal) openbaar. Wat dat betreft is de openbaarheid van bestuur in Vlaanderen (niet in België!) veel verder doorgevoerd dan hier.

Tenslotte heeft heeft het projectteam in iets meer dan twee jaar tijd niet alleen een algemeen klassement ontworpen en 1500 medewerkers opgeleid in de nieuwe manier van werken, er is ook nog 11 km aan papieren dossiers beschreven, geselecteerd, vernietigd of overgebracht naar het Stadsarchief!

Al met al zette het verhaal van Inge en het rapport mij, net als Ton op BREED, aan het denken over de vraag waarom wij hier zo de nadruk leggen op de noodzaak van dms-applicaties en de registratie van individuele documenten. Dat zal toch zeker niet alleen zijn omdat wij, in tegenstelling tot Vlaanderen, DIV-afdelingen hebben?

(Dat het niet overal in Vlaanderen rozengeur en manenschijn is, bewijst dit bericht trouwens...)

7 opmerkingen:

  1. Interessante materie. Bedankt voor het delen van deze informatie Ingmar. Het is goed af en toe over de vanzelfsprekend lijkende zaken na te denken. Ik ga zeker dat rapportje lezen!

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Ha, leuk! Eindelijk een keer een visie, waar ik het van harte mee eens kan zijn. We moeten 's af van het idee van losse documentregistraties. Gewoon (zaak)dossiers door de eindgebruiker laten maken. En dan mag die eindgebruiker meteen tags er aan hangen die hij/zij belangrijk vind.
    Mappenstructuur zie ik dan eigenlijk weer niet zitten. Want dit is altijd lastig bij organisatiewijzigingen. Mappenstructuur gebaseerd op de de te vervullen taken van de organisatie lijkt me beter!
    Maar hele goede zaak om 's buiten de bestaande DMS-en te gaan werken. Wellicht wel de "doodsteek" voor de huidige generatie DMS-en.
    We'll see!

    BeantwoordenVerwijderen
  3. aha. Er zou meer verwondering moeten zijn! Je geeft ook aan dat wij nadruk leggen op individuele documenten. Voldoet de mappenstructuur en het niet 'registreren van individuele documenetn' in zo'n mappenstructuur aan geordende en toegankelijke staat? En is dat erg?
    Overigens bij zaakgewijs werken vindt men ook dat niet documentgericht meer gewerkt wordt. Op de site van digital display is het rapport 'Regisseer de digitale kantooromgeving' te downloaden (www.digitl.nl ). Ik zie er een artikel over een VIP/DOC. Wat me weer verbaast is de aandacht voor zaakgewijs werken en met name de uitleg daarbij van het verschil met documentgericht werken. 'Jarenlang zijn organisaties bezig geweest documenten af te handelen.' Niet goed, want dat is afhandelen 'zonder context, zonder gerelateerde documenten'. Dat lijkt alsof organisaties expand »als een kip zonder kop met documenten bezig zijn geweest; drukdrukdruk, maar met wat? Nu was ik gisteren bezig met opbergen van een stapel klachten en veel klachten gaan inderdaad over het niet informeren, het blijkbaar niet kunnen vertellen over de stand van zaken en over van de kastjes naar de muur. Maar toch: het is mij wat al te zwart-wit. Het is naar mijn idee niet zo dat mensen een document op hun bureau krijgen en slechts denken: hoe zal ik dit afhandelen, dit ene document? Mensen, vakmedewerkers staan toch wel degelijk stil bij de vraag: wat is de context, wat is de zaak? Mensen die dat nu niet doen staan ook in de toekomst niet stil bij de vraag welke zaak ze nu in handen hebben; dat interesseert ze blijkbaar niet. Dan kun je daar een mooi ingericht zaaksysteem tegenover zetten, maar of mensen zich meer herkennen in zaken dan in documenten? Ik vraag het me af! Wellicht is er meer dwang of drang om naar de zaak te kijken en minder naar 'ik doe mijn dingetje en de rest ziet maar'. Maar ik denk dat het oplossen van dit laatste uitgangspunt moet zijn: hoe gaan we samen bereieken wat we willen? En op basis daarvan kan de informatie vervolgens georganiseerd worden. Dat zou best zaakgewijs kunnen zijn, maar kan ook documentgericht, in een passende structuur. Niet: eerst de informatie organiseren en dan verwachten dat het zal werken. Dat denk ik.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Ik heb laatst nog een kenniswerker gesproken die ook echt zoveel mogelijk 2.0 werkt. Hij gaf aan dat hij helemaal niet gebonden wil zijn aan allerlei systemen. Verder zei hij ook dat hij zijn informatie via verschillende plekken binnenkrijgt. En natuurlijk alles in min of meer projectmatig werken. Dus daar sluit een DMS al helemaal niet op aan en zelfs zaakgericht werken haalt het daar niet bij. Zijn mailboxen, wiki's, blogse tc. is waar hij mee werkt.
    In grote lijn slaat hij zijn informatie dus op bij het project waar hij op dat moment aan werkt. Daar zou je je aandacht dus op moeten richten.
    Verder: processen die volgens vast partoon verlopen, kunnen vrijwel volldig geautomatiseerd worden, met slechts enkele, soms noodzakelijke, toetsmomenten. Er is nog een wereld te winnen.
    Maar bij mij roept dit toch steeds weer het artikel in herinnering van Rik Maes: Managen van onzekerheden:
    http://imwww.fee.uva.nl/~maestro/PDF/IK2009.pdf

    BeantwoordenVerwijderen
  5. iemand wel eens gehoord van SharePoint?

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Heren, allemaal bedankt voor jullie reacties tot nu toe. Het ging er mij vooral om te benadrukken dat een DMS niet de oplossing voor alles is of hoeft te zijn. (Ook Sharepoint niet, Jack ;-))
    Het is inderdaad veel belangrijker om na te denken wat je wil bereiken en daarna te bekijken welke middelen je daar het beste voor in kunt zetten.

    BeantwoordenVerwijderen