woensdag 15 mei 2013

Wie is hier nou het archief?

Niet zo lang geleden zijn weer een paar interessante artikelen uit Antwerpen online gekomen. Over DMS, Digitaal Depot, digitaal documentbeheer, archivarissen en nog zo wat...

DMS of Digitaal Depot?
In Is een DMS bruikbaar als digitaal depot (pdf) beschrijft Filip Boudrez tien cruciale verschillen tussen de functionaliteiten die een DMS 'out of the box' heeft en een digitaal depot. Hieronder staat een beknopt overzicht:

Verschil
DMS
Digitaal Depot
FINALITEIT
aanmaken, beheren en delen van documenten
(middel)langetermijnarchivering van digitaal archief
DOCUMENTTYPES
kantoordocumenten
kantoordocumenten, websites, databases, video, audio, masterscans, film, tekeningen, enz.
INFORMATIEMODEL
digitale documenten en digitale content als informatie-eenheden
information packages als informatie-eenheden
METADATA
metadata over documenten/mappen
metadata over documenten/mappen, werkprocessen, representation information, fixity information, preserveringsacties
SYSTEEM-AFHANKELIJKHEID
systeemafhankelijke opslag van metadata, documenten en content
systeemonafhankelijke opslag van information packages
PRESERVERING
passief
actief
ZOEKEN
op inhoud en metadata van documenten en content
op de context en metadata van de archiefdocumenten
VOLUME
max. een tiental miljoen objecten, objecten van kleine tot middelgrote omvang
enkele tientallen miljoenen objecten, objecten variërend van kleine tot heel grote omvang
OPERATIES
individueel document/map
bulkverwerkingen
RECHTENBEHEER
lees- en schrijfrechten voor interne gebruikers, doorgaans rol- en groepsgebaseerd
onderscheid tussen openbaar en niet-openbaar voor interne en externe gebruikers, auteursrechten

In het artikel wordt ieder verschil uitgebreider toegelicht en ik raad iedereen die ook maar iets met digitale archivering te maken heeft aan het artikeltje (het zijn amper 10 pagina's) te lezen.

Wie is hier nou het archief?
In het iets oudere, maar nog kortere artikel (6 pagina's) De archivaris en digitaal documentbeheer vraagt Boudrez zich af wie nou eigenlijk het archief is. Waar is de archivaris eigenlijk?
Voor elke applicatie een archiveringsbeleid ontwikkelen, implementeren en beheren is nagenoeg onbegonnen werk. Ook hier hebben leveranciers in de meeste gevallen een oplossing voor: de koppeling van hun applicatie met een DMS of een samenwerkingsplatform. De documentopslag wordt door de procesapplicatie dan toevertrouwd aan het DMS of het samenwerkingsplatform. Deze laatste bevatten dan de documenten en enkele summiere metadata over deze documenten. De redenering van de leveranciers is dan dat alle documenten in hetzelfde systeem worden opgeslagen en beheerd. En dit biedt het grote voordeel van “enkelvoudige opslag, meervoudig herbruik”, een argument dat vooral ICT als muziek in de oren klinkt. Veel organisaties slaan deze weg in. Maar welke archivaris wijst er zijn organisatie op dat het argument van “enkelvoudige opslag, meervoudig hergebruik” geen records management vereiste is? En welke archivaris maakt het zijn collega's duidelijk dat we het over 'records' of archiefdocumenten hebben? En dat hetzelfde document in een ander proces of een ander dossier geen 'dubbel' is, maar een ander archiefdocument? En aangezien archief procesgebonden informatie is, we als onderdeel van de metadata ook de relevante procesinformatie moeten archiveren. En dat die procesinformatie niet in het DMS of het samenwerkingsplatform wordt opgeslagen, maar nog steeds in de procesapplicatie steekt.
En ook in deze alinea slaat hij de spijker op zijn kop:
Processen en archief zijn twee verschillende zaken en mogen niet op 1 hoop worden gegooid. Er is ontegensprekelijk een relatie tussen processen en archieven die cruciaal is en die moet bewaard blijven (bijv. als onderdeel van de archiefbeschrijving). Maar processen en archief vragen elk hun eigen oplossing. Archiveren is dan wel een ondersteunend proces, maar is een proces op zich met zijn eigen uitgangspunten en zijn eigen regels die gerespecteerd moeten worden wil het informatiebeheer binnen het proces op orde zijn en blijven. In de praktijk wordt niet altijd even veel aandacht besteed aan die uitgangspunten en regels. Een concreet voorbeeld hiervan zijn de vele business- en procesanalyses die zich beperken tot de wettelijke of de formele documenten in het proces. Welke archivaris legt uit dat ook een gewone e-mail over een zaak even goed procesgebonden informatie is en in het dossier thuis hoort?
Zoiets probeerde ik een paar jaar geleden ook al duidelijk te maken.
Nou ja, lees het hele artikel maar.
Hier wil ik alleen nog iets zeggen over wat Filip schrijft over het individueel registreren van documenten (p.3-4, onderstreping door mij).
In de archiefwetenschap beschikken we al decennialang over een eenvoudig concept die digitaal samenwerken mogelijk maakt, nl. dossiervorming. [...] Het is niet alleen een methode die iedereen kent vanuit de papieren wereld, maar het maakt het registreren van metadata of het toekennen van permissies op documentniveau overbodig. Registratie is dan niks meer dan het dossiergewijs opbergen van documenten, zonder dat voor elk individueel document omslachtige handelingen nodig zijn. Het beschrijven van hedendaagse papieren documenten op stukniveau is al lang geen gangbare praktijk meer. In dit opzicht is het vreemd dat het opnieuw wordt geïntroduceerd waar het digitaal documentbeheer betreft en dat we er bovendien eindgebruikers mee lastig vallen.
Het argument luidt dikwijls dat de registratie van metadata in geautomatiseerde flows volledig automatisch verloopt. Hierbij vergeet men dan dat registratie van metadata ook beheer vraagt en dat veel processen niet volledig automatiseerbaar zijn. Het wordt tijd dat iemand dit duidelijk maakt en nadenkt over het nut en de noodzaak van metadata. Metadata zijn immers geen doel op zich, maar een middel. Hierbij moet ook worden nagedacht over het niveau waarop metadata nodig is en hoe die metadata kan worden overgeërfd. De belangrijkste records management metadata van een archiefdocument is in ieder geval zijn locatie in een dossier.
Misschien dat registratie van individuele documenten in Vlaanderen achterhaald is, maar in Nederland zijn we volgens mij nooit van die individuele registraties afgestapt. Het registreren van ieder document in een dms/rma lijkt hier een doel op zich te zijn geworden.

Waarom houden wij daar aan vast?
En wat gaat er mis als we er mee stoppen?

Plaatje en titel
De titel van deze blog verwijst natuurlijk naar de New Kids, maar zonder de blog van Janine, zou ik er niet aan gedacht hebben.

Gerelateerd
Zaakgericht de toekomst in
Waarom zou ik een RMA gebruiken?
Wat is de relatie tussen een hamer en en RMA?
Optimaal Digitaal

2 opmerkingen:

  1. Even een paar kleine opmerkingen:
    In het (aanstaande) DMS gaan wij niet alleen documenten opslaan, maar alle digitale bestanden. Filmpjes, geluidsfragmenten, en idd natuurlijk ook 'gewone' documenten. ook hebben we er in de aanbesteding voor gezorgd dat we niet systeemafhankelijk onze bestanden en metagegevens opslaan. Juist met het oog op het later kunnen overdragen.

    Dan de vraag waarom we metadata per document opslaan: dat doen we (idd goeddeels geautomatiseerd) omdat documenten in meerdere dossiers voorkomen en omdat de metadata het zoeken in een bulk aan bestanden nou eenmaal makkelijker maakt. Ja, men kan zoeken per dossier. Maar de digitale wereld maakt het juist mogelijk ook kruisverbanden te leggen, waarbij een andere manier van zoeken gewenst is. Daarbij zijn de metadata een grote hulp.

    Hier wordt heel erg gekeken vanuit een archiefrol, terwijl de kern voor de DIV altijd nog het ondersteunen van de bedrijfsprocessen is. De digitale revolutie geeft daarbij veel meer mogelijkheden om kennis te vergaren uit de opslag van gegevens dan ooit eerder mogelijk was. Van procesbeheer tot kostenbeheer tot het inzichtelijk maken van werklast.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Sorry, vergeten te ondertekenen, maar bovenstaand is mijn commentaar ;-)

      Verwijderen